Gemäß seinen Verpflichtungen aus der EU-DSGVO^¹ gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. Sie wurde durch Vorstandsbeschluss vom 24.05.2018 zum 25.05.2018 gültig. Es ist angestrebt, die Datenschutzordnung durch die Mitgliederversammlung am 30.06.2018 nach eventueller Überarbeitung beschließen zu lassen.

Inhaltsverzeichnis

Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit a) EU-DSGVO 3

Natürliche Personen als Zugriffsberechtigte 3

Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten 4

Vereinsmitglieder 4

Veranstaltungsteilnehmer 5

Beschäftigte 5

Empfänger personenbezogener Daten 5

Sozialversicherungsträger 6

Ausschluss zweckfremder Verwendung 6

Ausschluss unberechtigter Zugänge zu Daten 6

Löschung lokaler Dateien 6

Vollständige Löschung der Daten betroffener Personen 7

Veröffentlichung 7

Fotografische Aufnahmen 7

Textdaten 7

Informationspflichten 7

Informationspflicht gegenüber Betroffenen 7

Datenschutz-Information gemäss Artikel 13 und 14 der EU-DSGVO 7

Mitteilungspflicht an Empfänger und Unterrichtung der Betroffenen 8

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten 8

Weitere Grundsätze der Datenspeicherung und -verarbeitung 8

Technische und organisatorische Massnahmen zur Umsetzung der EU-DSGVO 9

1 Zweck dieser Datenschutzordnung

Die Datenschutzordnung hat den Zweck, alle relevanten Vorgänge der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch satzungsmäßige Organe und Beschäftigte des Vereins zu beschreiben und die Erfüllung der Pflichten aus den Rechtsgrundlagen verständlich darzustellen.

2 Rechtsgrundlage

Die Datenschutzgrundverordnung (voller Titel im Vorspann und der Fußnote zitiert) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (neu)^² bilden die gesetzliche Grundlage der Datenschutzordnung. Hinsichtlich Zweck und Zielen des Vereins ist die Vereinssatzung in der Fassung vom 16. Juli 2017 gültig.

3 Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit a) EU-DSGVO

Gemeinwohl-Ökonomie Baden-Württemberg e.V.
c/o Treffpunkt Freiburg e.V.
Schwabentorring 2
79098 Freiburg
Tel.: +49 761 2168739
E-Mail: bawue@ecogood.org

Er wird durch die gewählten Mitglieder des Vereinsvorstands vertreten, welche auf der homepage

ist gemeinsam verantwortlich im Sinn von EU-DSGVO Artikel 26. Personenbezogene Mitgliederdaten werden durch die betroffene Person mit der Beitrittserklärung regelmäßig beiden Vereinen zugänglich gemacht.

4 Natürliche Personen als Zugriffsberechtigte

Im Sinn der Datensparsamkeit werden personenbezogene Daten nur so vielen natürlichen Personen zugänglich gemacht, wie es für die Erfüllung des Vertrags nach EU-DSGVO Artikel 6 Abs. 1 lit b) oder zur Wahrung des berechtigten überwiegenden Interesses nach Artikel 6 Abs. 1 lit f) erforderlich ist.

Alle Vorstandsmitglieder die Zugriff auf gespeicherte personenbezogene Daten haben, verpflichten sich mit Annahme der Wahl zu Vertraulichkeit und gesetzmäßiger Verwaltung der personenbezogenen Daten im Sinn dieser Datenschutzordnung und der EU-DSGVO.

So weit Mitarbeiter des Vereins Zugriff auf gespeicherte personenbezogene Daten erhalten, findet ebenfalls eine Verpflichtung statt.

Eine Verpflichtungserklärung für diese Zwecke ist Anlage zu dieser Datenschutzordnung.

5 Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten

5.1 Vereinsmitglieder

Von Mitgliedern wurden und werden durch den Hauptverein die folgenden Daten als Pflichteinträge in der Beitrittserklärung („Mitgliedsantrag“) erfasst und in der Mitgliederkartei automatisiert verarbeitet:

Datenkategorie	Zweck
Vor- und Nachname Geburtsdatum Straße und Hausnummer PLZ und Ort Mitgliedsstatus („ordentlich“ mit Stimmrecht in der Mitgliederversammlung und „Fördermitglied“)	Mitgliederverwaltung (Art. 6 Abs.1 lit b) EU-DSGVO)
E-Mail-Adresse	Vernetzung unter den Aktiven der Bewegung (Art. 6 Abs.1 lit f) EU-DSGVO)
Höhe des Mitgliedsbeitrags Eintrittsdatum Bankverbindung	Beitragsverwaltung (Art. 6 Abs.1 lit b) EU-DSGVO)

optional werden zusätzlich in der Beitrittserklärung zusätzlich durch die Betroffenen angegeben und ebenfalls automatisiert verarbeitet:

Datenkategorie	Zweck
Telefonnummer Zugehörigkeit zu einer Regionalgruppe	Vernetzung unter den Vereinsmitgliedern (Art. 6 Abs.1 lit f) EU-DSGVO)

Für die Pflichteinträge ist der Sachverhalt nach EU-DSVO Art. 6 Abs.1. lit b) gegeben. Da durch die Mitgliedschaft ein Vertragsverhältnis zwischen dem Verein und der betroffenen Person begründet wird. Es handelt sich um Daten, die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder notwendig sind. Hinsichtlich der Kontaktdaten, die nicht unmittelbar zur Identifikation notwendig sind, wird die Erfassung gemäß Art. 6 1. (f) mit dem überwiegenden Interesse des Vereins begründet, eine Vernetzung unter den Vereinsmitgliedern zur Verfolgung des Vereinszwecks zu fördern.

5.2 Veranstaltungsteilnehmer

Bei Mitgliederversammlungen (intern: nur Vereinsmitglieder nehmen teil) und Vernetzungstreffen (halb-öffentlich: auch Aktive aus GWÖ-Regionalgruppen und Akteur*innenkreisen nehmen teil) werden Teilnehmerlisten geführt, die durch den Vereinsvorstand gespeichert und verarbeitet werden. In den Listen sind lediglich Vor- und Zuname, Regionalgruppen-Zugehörigkeit oder Funktion im Verein und E-Mail-Adresse anzugeben. Einer Veröffentlichung dieser Daten müssen die Teilnehmer per Unterschrift aktiv zustimmen. Erfolgt die Einwilligung nicht, werden die Daten der nicht zustimmenden Personen nicht veröffentlicht.

5.3 Beschäftigte

Von Beschäftigten des Vereins werden folgende Daten erfasst und automatisiert verarbeitet:

Datenkategorie	Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Name Vorname Adresse Religionszugehörigkeit Steuernummer Bankverbindung	Gehaltsabrechnung (Art. 6 Abs.1 lit b) EU-DSGVO)

6 Empfänger personenbezogener Daten

Eine detaillierte Darstellung der weiter gegebenen Daten nach Datenkategorie mit dem Zweck der jeweiligen Verarbeitung und den Empfängern ist im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten enthalten. Die Empfänger der Daten von Mitgliedern sind:

6.1 Hauptverein

Gemäß Vereinssatzung sind alle Mitglieder des Vereins automatisch Mitglieder des Hauptvereins „Gemeinwohl-Ökonomie Deutschland e.V.“. Im Hauptverein findet die Mitgliederverwaltung überwiegend statt. So erfolgt die Neuaufnahme von Mitgliedern durch Beitrittserklärung im Hauptverein bei Kennzeichnung der zusätzlichen Mitgliedschaft im „Gemeinwohl-Ökonomie Baden-Württemberg e.V.“ (Zweigverein) auf dem Mitgliedsantrag, welcher im Hauptverein verwaltet wird. Die betroffene Person stellt mit der Unterzeichnung in diesem Fall ihre Daten beiden Vereinen zur Verfügung.

6.2 Bank

Zur Verwaltung der Mitgliedbeiträge liefert der Verein Daten an das Konto-führende Kreditinstitut (Empfänger der Daten). Es sind dies lediglich die Daten, welche zur Identifizierung der betroffenen Person erforderlich sind so wie die Beitragshöhe und die Bankverbindung.

6.3 Cloud-Anbieter

Die Mitgliederdatei wird in einem Dateisystem geführt, welches über eine Daten-Cloud unter den mit der Verarbeitung Beschäftigten ausgetauscht wird. Betreiber der Daten-Cloud ist ein Anbieter mit Sitz und Serverstandort in der EU. Detailangaben können bei berechtigtem Interesse beim Datenschutzverantwortlichen nachgefragt werden.

Für den Zugriff zu den Servern wird Software eines Anbieters mit Sitz in der EU eingesetzt.

Daten von Mitarbeitern werden zum Zweck der Gehaltsabrechnung und Besteuerung zusätzlich an folgende Empfänger übermittelt:

6.4 Finanzbehörden

Das zuständige Finanzamt ist Empfänger jener Daten der Beschäftigten des Vereins, welche für deren Besteuerung erforderlich sind

6.5 Sozialversicherungsträger

Der zuständige Sozialversicherungsträger ist Empfänger jener Daten der Beschäftigten des Vereins, welche für deren gesetzliche Sozialversicherung erforderlich sind

7 Ausschluss zweckfremder Verwendung

Über die unter Ziffer 5 beschriebene Weitergabe hinausgehend ist die Weitergabe personenbezogener Daten von Mitgliedern an Dritte ohne Rücksprache mit der betroffenen Person im Einzelfall ausdrücklich unzulässig.

8 Ausschluss unberechtigter Zugänge zu Daten

Wenn einzelne Berechtigte personenbezogene Daten auf privaten Endgeräten verarbeiten bzw. speichern, haben sie zu gewährleisten, dass keine Dritten Zugriff auf diese Daten haben können.

9 Löschung lokaler Dateien

Spätestens zum Termin des Ausscheidens eines Vorstandsmitglieds aus dem Vorstand und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Arbeitsverhältnis löscht diese Person evtl. vorhandene lokale, auf eigenen Geräten gespeicherte Kopien der ihr zugänglichen Dateien inkl. Sicherungskopien. Ihr Zugang zu personenbezogenen Daten auf Servern wird vom Administrator der Cloud deaktiviert. Davon ist nur dann und so lang eine Ausnahme zulässig, als es für die geordnete Übernahme der Geschäfte durch nachfolgende Vorstände erforderlich ist.

Im Fall des Wechsels des Cloud-Dienstanbieters wird vom bisherigen Anbieter eine Garantieerklärung eingeholt, dass die Daten inkl. der Sicherungskopien gelöscht wurden.

10 Vollständige Löschung der Daten betroffener Personen

Scheidet ein Vereinsmitglied aus dem Verein aus, kann es die Löschung seiner personenbezogenen Daten verlangen. Der Verein kommt dem Löschverlangen nach dem Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach, sofern nicht rechtliche Gründe oder berechtigte Interessen des Vereins entgegenstehen, die das Interesse der betroffenen Person überwiegen. Ohne ein konkretes Löschverlangen der betroffenen Person werden ihre personenbezogenen Daten dann gelöscht, wenn kein Interesse des Vereins mehr besteht, die Person zu kontaktieren. Der Vorstand legt zu diesem Zweck Löschroutinen fest, in denen dieses Kriterium genauer definiert und operationalisiert wird.

11 Veröffentlichung

11.1 Fotografische Aufnahmen

Eine Veröffentlichung von Fotos erfolgt nur, falls die Einwilligung aller erkennbaren Personen vorliegt. Diese kann mündlich direkt vor der Aufnahme eingeholt werden.

11.2 Textdaten

Personenbezogene Textdaten werden prinzipiell nicht veröffentlicht. Eine Ausnahme bilden Kontaktdaten von Funktionsträgern, wenn der Zweck der Veröffentlichung den berechtigten Interessen des Vereins dienlich ist.

12 Informationspflichten

12.1 Informationspflicht gegenüber Betroffenen

Der Verein erfüllt seine Informationspflicht gegenüber Betroffenen gemäss Artikel 13 und 14 der EU-DSGVO im folgenden Abschnitt 13 der Datenschutzordnung. Sie ist in gedruckter Form Anlage gedruckter Beitrittserklärungen. Der Verein gewährleistet, dass Nutzern von online-Beitrittserklärungen und Nutzern des Downloads der Formulare die Datenschutzordnung in elektronischer Form leicht zugänglich ist.

13 Datenschutz-Information gemäss Artikel 13 und 14 der EU-DSGVO

Personen, von denen personenbezogene Daten verarbeitet werden (betroffene Personen gemäß Artikel 4 Absatz 1 EU-DSGVO) haben die folgenden Rechte:

14 Mitteilungspflicht an Empfänger und Unterrichtung der Betroffenen

Der Verein teilt allen Empfängern der personenbezogenen Daten (siehe Ziffer 6 dieser Datenschutzordnung) Berichtigungen, Löschungen und Einschränkungen der Verarbeitung mit und unterrichtet die betroffene Person auf deren Verlangen über die Empfänger.

15 Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Nach EU-DSGVO führt der Verein ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten in seiner Zuständigkeit.

16 Weitere Grundsätze der Datenspeicherung und -verarbeitung

17 Technische und organisatorische Massnahmen zur Umsetzung der EU-DSGVO

Als Instrumente zur Umsetzung der Verordnung setzt der Verein insbesondere die folgenden Regelungen ein: