Externe audit

Externe audit of peerevaluatie

De externe audit is de laatste fase vóór de publicatie van je CG Rapport. De audit omvat zowel een onafhankelijke evaluatie als feedback waarin gebieden worden gesignaleerd voor toekomstige ontwikkeling.

Wanneer een bedrijf bij het opstellen van zijn CG Rapport samenwerkt met andere bedrijven in een peergroep, dan wordt dit proces beschouwd als een peerevaluatie. In alle andere gevallen wordt het rapport geëvalueerd door een externe auditor.
In beide gevallen worden de resultaten duidelijk weergegeven in het verkregen Certificaat. 

Meer details zijn verderop te vinden, en via de volgende link: externe audit (Duits).

1. Externe audit

De externe audit is een bewuste stap om de duurzaamheid van je bedrijfsactiviteiten te versterken. Het ultieme doel is "een goed leven voor iedereen.. Het CG Rapport geeft de specifieke bijdrage van jouw organisatie aan dit doel weer. 

De audit is een onafhankelijk en gecertificeerd onderzoek van alle in het CG Rapport gepresenteerde activiteiten die effect hebben op mens en milieu. Feedbackgesprekken stimuleren kritische reflecties op de ECG waarden en op hoe deze relateren aan de bedrijfsactiviteiten. Dit verhoogt het bewustzijn over anders-zakendoen, en begint een proces voor toekomstige ontwikkeling. 

De CG Audit verzekert de kwaliteit van de CG Balans. Het Certificaat dat na de audit wordt verstrekt is als een zegel van goedkeuring: het verzekert de geloofwaardigheid van het rapport bij stakeholders. 

Audit proces

1. Aanmelden
   Stuur eerst het aanvraagformulier naar het audit-team (zie de checklijst hieronder). Een auditor wordt toegewezen - voor grotere bedrijven kan dit een team zijn. Details met betrekking tot het auditproces, de tijdlijn en de kosten worden vóór de start met je besproken.

2. Externe audit, feedback en ideeën voor ontwikkeling
   Nadat het auditproces is gestart, wordt het CG Rapport geverifieërd door de evaluatie van documentatie, van persoonlijke gesprekken en middels een bedrijfsbezoek. Onderscheid wordt gemaakt tussen een bedrijfsbezoek-audit, een desk-audit en een groeps-audit. Het CG Rapport, evenals de resultaten uit de zelfbeoordeling, worden kritisch beoordeeld vanuit een cross-sectoraal perspectief. De auditors mogen daarom de scores uit de zelfbeoordeling aanpassen. 
   Een audit-rapport licht toe hoe de externe beoordeling tot stand is gekomen. De rechtvaardiging van de scores wordt op het niveau van sub-indicatoren gemaakt. Waar mogelijk, worden voorbeelden van best-practices gebruikt om de metingen te illustreren. Het audit-rapport wijst de bestaande sterke kanten en het ontwikkelingspotentieel van je organisatie aan, en vormt dikwijls de basis voor waardevolle feedbackdiscussies die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van je bedrijf.

3. Certificatie
   Een Certificaat wordt aan het eind van het audit-proces uitgereikt. Het toont een score voor elke indicator, evenals het totale aantal punten. Samen met het Certificaat wordt het CG Rapport erkend als de CG Balans voor een periode van twee jaar.

4. Voortdurende ontwikkeling
   Het Certificaat is twee jaar geldig. Daarna zal een nieuw CG Rapport moeten worden geschreven en ingediend voor een externe audit. 
   Om de juiste koers te blijven varen, is het verstandig om mijlpalen te stellen voor het checken van je progressie.

Audit Checklist

• Aanvraagformulier voor de externe audit van matrix 4.1 ( pdf (Duits))

  • stuur het compleet ingevulde aanvraagformulier naar audit@list.ecogood.org

• CG Rapport (sjabloon voor het CG Rapport in Word doc (Duits) / odt file (Duits))

  • schrijf het Rapport met ten minste 2-3 betekenisvolle zinnen voor elke sub-indicator

  • opmerkingen hebben betrekking op een rapportageperiode van twee financiële jaren

  • einddatum van de rapportageperiode mag niet ouder zijn dan 12 maanden vóór het moment van indienen.

• Scoren (Excel calculator)

  • zelfbeoordeling

• Geldig lidmaatschap van een ECG vereniging

  • Redenen waarom lidmaatschap onderdeel is van het proces: word lid.

  • Registreer hier

Voor alle vragen over het auditproces, kun je contact opnemen met: audit@list.ecogood.org,
of met Gitta Walchner gwalchner@freenet.de (+ 49-76-4799393)

2. Peerevaluatie

In een peerevaluatie wordt een kleine groep bedrijven door een ECG Coach begeleid bij het schrijven van een CG Rapport.  Dit gebeurt tijdens een serie workshops. Het opstellen van het CG Rapport is een gezamenlijk leerproces. De evaluatie van elke maatschappelijke bijdrage van je bedrijf wordt gemaakt met de behulp van peers.

Tenslotte worden de resultaten van kwaliteit verzekerd door ECG Auditors. Het peer-certificaat, een voorlopige stap naar een audit- Certificaat, vertegenwoordigt ook een kwaliteitsmerk: het verzekert de geloofwaardigheid van het rapport bij stakeholders.

Een peerevaluatie kan alleen worden uitgevoerd tijdens de voorbereiding van de eerste CG Balans.

Peerevaluatieprocess

1. Voorwaarden van betrokkenheid
   Het gehele proces, in het bijzonder de laatste fase, dient gemodereerd en gedocumenteerd te worden door een gekwalificeerde ECG Coach of Auditor. Als facilitators kunnen zij helpen bij het samenstellen van een peergroep. Om je belangstelling voor een peerevaluatie te registreren, kun je contact opnemen met peer@ecogood.org.
   Verdere informatie kan worden gevonden via Peerevaluatie-richtlijnen (pdf, Duits).
   Hier vind je enkele voorbeelden van Peer-geëvalueerde ECG-bedrijven

2. Zelfbeoordeling, peer-assessment en systemische consensus
   Een peergroep bestaat uit vier tot zes bedrijven. Voor een periode van drie tot zes maanden komen zij samen in vier tot vijf workshops van een dagdeel. Tijdens die workshops vergroot je je kennis over de indicatoren en sub-indicatoren. Dit versterkt de basis voor de creatie van de rapportages en bevordert een levendige uitwisseling van kennis en ervaringen.
   Als eindfase van het gezamenlijke leerproces wordt het rapport van elk bedrijf ingediend bij de peers voor een scoring - de peerevaluatie vindt plaats. Na het grondig lezen van de documentatie, wordt de definitieve evaluatie van de respectieve maatschappelijke bijdragen tijdens een finale workshop vastgesteld. Elk deelnemend bedrijf presenteert en rechtvaardigt zijn peerbeoordeling aan de groep. Waar de verschillen tussen de zelfbeoordeling en de peerbeoordeling groot zijn, zal het uiteindelijke resultaat worden bepaald door middel van systemische concensus.

3. Certificatie
   De ECG Coach die het proces heeft gefaciliteerd zendt de documentatie, de peerevaluatie en de complete rapporten, inclusief evaluaties, naar peer@ecogood.org. Externe audits worden dan door ECG Auditors uitgevoerd. Deze fase kost ongeveer twee tot vier weken, afhankelijk van de hoeveelheid werk en de beschikbaarheid van de auditors. Als alles beschikbaar en te verifiëren is, wordt een certificaat uitgereikt. De kosten voor een certificaat zijn 50,- euro, exclusief 20% belasting.

4. Voortdurende ontwikkeling
   Een peerevaluatie kan slechts één keer worden gedaan, en wel tijdens de voorbereiding van de eerste CG Balans. Om de vergelijkbaarheid van alle resultaten van CG Balansen te kunnen garanderen zijn externe audits onmisbaar.

Peerevaluatie checklijst

Alle documentatie wordt door de ECG Coach gestuurd naar peer@ecogood.org. Vervolgens ontvangen zij de respectieve Certificaten, ter distributie aan de gecertificeerde bedrijven.

• Bevestiging van het gezamenlijke leerproces (bevestigings-sjabloon doc (Duits))

  • te ondertekenen door de ECG Coach

  • een voorwaarde voor peerevaluatie

• Peer-evaluatie documentatie (sjabloon (Duits))

  • te ondertekenen door ECG Coach

  • legt de correcte uitvoering vast van een peerevaluatie

• Peer-ECG Rapporten (Rapport sjabloon in Duits doc / odt)

  • completeer met ten minste 2-3 betekenisvolle zinnen per sub-indicator

  • opmerkingen moeten betrekking hebben op een rapportageperiode van twee financiële jaren

  • einddatum van de rapportageperiode is niet ouder dan 12 maanden vóór het moment van indienen

• Peerassessment (Excel calculator)

  • met de resultaten van de peerevaluatie

• Certificaat kosten:  50,- euro plus 20% belasting

  • de kosten van de auditors worden betaald door de peerbedrijven

  • idealiter, wordt het totaalbedrag verzameld door de consultant

• Geldig lidmaatschap van een ECG vereniging

  • Redenen waarom lidmaatschap onderdeel is van het proces: vind dat hier uit.

Voor meer vragen over peerevaluatie, neem s.v.p. contact op met peer@ecogood.org.
Voor andere verzoeken, kun je bellen met Gitta Walchner op +49-761-4799393.